#1 Introdução aos Controles Financeiros
A gestão financeira de qualquer empresa é algo vital para seu sucesso. Nesse artigo trago 7 simples controles financeiros para você não fracassar na gestão da sua empresa, são controles básicos que se metodicamente aplicados e posteriormente utilizados fará você ter o completo controle financeiro da sua empresa. São eles:
- Controle Diário de Caixa;
- Controle Bancário;
- Controle Diário de Vendas;
- Controle de Contas a Receber;
- Controle de Contas a Pagar;
- Controle Mensal de Despesas;
- Controle de Estoques.
Se você tem um software que gera todos esses relatórios ótimo, se não tem não há problema algum, esses são relatórios básicos e minha intenção é te ensinar a essência do relatório (para que eles servem) a maneira como você fará, se através de um caderno, de uma planilha no Excel ou através de um software não importa, o que importa é que você tenha, se ainda não tem, e aprenda urgentemente a criar e a utilizar esses relatórios no seu dia-a-dia.
#1.1 O vilão das pequenas e médias empresas
Uma das coisas mais terríveis que acontecem e que pode acabar com qualquer negócio é o empresário/empreendedor não retirar seu pró- labore e utilizar o caixa da empresa para pagar a escola do filho, a academia, a conta de internet de sua casa etc.
Misturar conta pessoal com conta da empresa é um erro intolerável para quem quer desenvolver sua empresa e torná-la sua gestão financeira profissional.
Por isso defina a quantidade a retirar mensalmente para seus sócios e não utilize a contas da empresa para financiar sua pessoa e sua família.
#1.2 Controle Diário de Caixa
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada.
Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios. Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
- Controlar os valores depositados em bancos;
- Fazer pagamentos em dinheiro;
- Controlar e analisar as despesas pagas;
- Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.
#1.3 Controle Bancário
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades:
- A primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer;
- A segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.
#1.4 Controle Diário de Vendas
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos: à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
- Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
- Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
- Dar informações para compras e fluxo de caixa.
#1.5 Controle de Contas a Receber
Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:
- Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
- Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
- Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
- Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
- Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.
#1.6 Controle de Contas a Pagar
Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros. Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:
- Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
- Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades
financeiras; - Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.
#1.7 Controle Mensal de Despesas
Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.
#1.8 Controle de Estoques
Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.
O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
- As quantidades em cada item de estoque;
- A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
- Os estoques sem movimentação;
- A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.
#2. Concluindo
Nesse artigo trouxe 7 simples controles financeiros para você não fracassar na gestão da sua empresa, são controles básicos e eficientes que se você ainda não tiver na sua empresa, deve ser aplicado urgentemente. Como é dito:
O que não é medido não é gerenciado.
(Robert Kaplan).
Esses são os controles que vimos:
- Controle Diário de Caixa;
- Controle Bancário;
- Controle Diário de Vendas;
- Controle de Contas a Receber;
- Controle de Contas a Pagar;
- Controle Mensal de Despesas;
- Controle de Estoques.
Agora você pode baixar todas essas planilhas que você viu nesse artigo e usa-las como modelo na sua empresa para sua gestão financeira. É só clicar no botão abaixo:
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#3. Referência
Cartilha SEBRAE – Como Elaborar Controles Financeiros? – Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais.